2008年10月22日

話の組み立て方テクニック2

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説明の順序の基本 説明には一定の順序がある。この順序を誤るとあちこちに話しが飛んで、焦点が定まらない。 出来事の経過の順序、時間の順序があげられる。 出来事が起こった順序に従って話していく方法や過去から話し現在のことを語る方法。これが行ったり来たりすると話しがわかりにくくなる。この方法が聞いている方も楽に理解できる。  @ 目的だれに、何を、なんのために、説明するのかを明確にする。 A 情報収集を組み立てまとめる説明する事柄の内容や情報をできるだけ多くの情報を集める。情報収集したものをまとめて話しの組立ての構想を練る。 Bことばの選択、準備、練習   組立ての構想が終わったら、あとは相手にわかりやすい言葉を考えて成功のイメージをする。   イメージが出来上がったら練習をする。  B説明 
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話の組み立て方のテクニック

自分が何を説明したいかをまず決めて、話しの組み立てを考える。この骨組みの組み立てがまずいと、言いたい事が相手に伝わらない。 「起承転結」は、小説家などの物書きのストーリー構成としては有名である。  三段階法、四段階法、起承転結 起は前文、承は前文で述べたことを受けて具体的に話しをすすめる転は、引っくり返す、結は結びである。 三段階法とは、序論(前置き)、本論(主題)、結論(結び)の三段階に分けて話しを進めるものである。 序論でまず、聞き手を引きつけなければならない、聞き手に対して「今からこんなことを述べる」と単刀直入に話す。話しの導入部分であり、聞き手を吸い込む。 @ テーマの概略、概要などを話す A 説明の目的や内容をあらかじめ話す  本論(主題)序論の話しを具体的に展開する。   目的とすることについて話しを展開  結論(結び)最後に話しをまとめる。 @本論での話しをまとめる。 A 本論の話し上、今後の対応策や検討事項などを話し、問題意識をもってもらう。説明のよし悪しは組み立てできまる。
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論理的な説明で話し上手

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論理的な説明で話し上手説明内容を把握し伝えないといけない事がはっきりしている 説明内容、説明要旨を把握し説明をしないといけない。説明上手は、言いたいことを事前に、何のための説明、何を伝えなければならないのか等をまとめ上げて、話しをしているのである。説明下手は、事前の準備、説明のポイントがつかみきれていない。ただ漠然と内容さえ理解していれば、何とかなると思っている。自分の思いを整理しないままに話すと支離滅裂になってしまう。 だから事前の準備として、相手に最低限何を伝えたいのかを明確にしておく必要がある
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話のピントをしっかり絞る

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説明よくうまく話すにはコツがある!  説明という事については、自分が理解した上での相手のための説明するのであって、説明者の真意が伝わらなかったらよい説明とは言えない。説明について必要な条件が「正確に説明する」「わかりやすい表現」「相手への親切さを心がける」の3項目につきる。正確さを備えていない説明は、良い説明ではないのは言うまでもない。親切さを心がけるというのは常に相手の立場にたつことを意味している。まさしく人に好かれる話し方とも言える。 説明の構想とは、情報の編集作業である。どの順番でどう語るか。説明者のウデと構成によって違いがでる。説明がよくなるか、わるくなるかは、実はこの編集作業の差なのである。
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説明上手になるための方法

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説明よくうまく話すにはコツがある!説明上手になるための方法  説明上手な人は、どんな素人にもわかりやすくやさしい言葉を使い説明できる人だと思う。 たとえば、業界分野に関することでも、自分だけがわかっている専門用語で話すのではなく、素人にもわかりやすい言葉で説明できる人だと思う。 上手な説明の仕方というのは、聞いていて清々しく、伝えたいことがすんなりと伝わる。とくに仕事上の説明ともなると、簡潔に、要領を得ていて言いたいことが何かがはっきりしているものが効果的である。 聞き手にわかりやすい説明をするために1.自分さえわかっていれば聞き手も理解するとは思わないこと自分が理解しているほどには相手は理解していない。そうした事をつかむことができずに、話していると聞き手はうんざりしてしまう。業界分野に関することなど専門用語で話すのではなく、できるだけわかりやすい説明をしなければならない 2.抽象的なイメージを描かせる仕事上の説明ともなると、より具体的なイメージや視覚に訴えるような準備が必要となる。例えば、図、表、グラフなどの目に見えるツールを使い具体的なイメージを描かせるように心がける。 3.相手にわかる言葉を使う誰にでもわかるやさしい言葉を使うことは難しいことではない。しかしながら、言いたいことが相手に理解されなければ意味がない。何かを説明するときには、相手にわかる言葉を使う
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相手の身になって説明する

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説明には、相手と説明者がいる。説明者の言いたいことが相手に必ず伝わることは、限らない。 説明者のイメージを100%説明することはできない。思ったとおり説明しても、充分に伝わるとは限らない。その為の方法であり、大切なのは説明者自身がイメージして話すことである。常に相手の立場になって説明するという姿勢が必要になってくる。  まずは、正確に説明することです。つまり聞いている人がどちらでも受け取れるような抽象的な表現をさけるのが大切です。説明する言葉を短くし、すぐわかるような言葉でわかりやすく話していくこと。 説明する相手は誰か?何のための説明なのか?何を最低限伝えなければいけないのか?説明の構想、順番、説明の目的、成果を事前に準備することを忘れてはいけません。  例えば道を訪ねられた場合には、「あちらの角を右に曲がって」と言うよりも「100m先のタバコ屋を右に曲がって」と説明したほうが具体的になって親切心があります。なるべく「あちら」「こちら」と言う言葉よりより具体的な言葉を選んだほうがよい場合もあります。大事なのは常に相手がわかってもらえるか?という視点に立って説明する姿勢です。
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上手な説明の話し方

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人間生活を行う上で話し方ひとつでその人の印象が違ってくる。日本人は説明が下手である。 人間は生きていく上で説明力は欠かせられない。例えば商品の説明、上司への説明など説明力が求められる。説明力が良かったりすると、その人の評価が上がったりする。 説明力がないと、仕事の成果を認めてもらえない。仕事を任せてもらえない。話を最初から聞いてもらえない。などさまざまな不利になる事が多い。 説明力をつける事によりあなた自身を変えていくことも可能だ。 説明がうまい人は好印象、結論から先に言っておく。どんなにまじめであろうと仕事ができる人がいようと説明能力が劣っていれば頭が悪いと思われ評価が下がってしまう可能性がある。説明力というのは、なぜ信頼があるのだろうか? 説明力がある人には、共通点がある。 1.物事を理解する力がある2.説得力がある。3.わかりやすく話す したがって説明が上手な人は頼もしく思われ周りからの信頼があつくなる。 説明の話し方が良ければ相手の印象もかわるし、自分の評価もよくなるであろう。この話し方を身につければ、企業のプレゼンテーションや企業の交渉事まで応用ができる。  逆に、説明がうまくない人は 1.言いたいことが相手につたわらない。2.説明しょうとする順番のイメージがまとまらない  説明する順番が定まっていない。 3.自分でも何を言おうとしているかわからない4.よけいな事を言い過ぎて重要な点を伝えられない。5.難しい言葉で自分にしかわからない。  つまりいかにまじめでも仕事熱心でも説明上手な人にはかなわないのである。何をどう説明すればいいのか?  説明には、相手と説明者がいる。説明者の言いたいことが相手に必ず伝わることは、限らない。 説明者のイメージを100%説明することはできない。思ったとおり説明しても、充分に伝わるとは限らない。その為の方法であり、大切なのは説明者自身がイメージして話すことである。常に相手の立場になって説明するという姿勢が必要になってくる。  まずは、正確に説明することです。つまり聞いている人がどちらでも受け取れるような抽象的な表現をさけるのが大切です。説明する言葉を短くし、すぐわかるような言葉でわかりやすく話していくこと。 説明する相手は誰か?何のための説明なのか?何を最低限伝えなければいけないのか?説明の構想、順番、説明の目的、成果を事前に準備することを忘れてはいけません。  例えば道を訪ねられた場合には、「あちらの角を右に曲がって」と言うよりも「100m先のタバコ屋を右に曲がって」と説明したほうが具体的になって親切心があります。なるべく「あちら」「こちら」と言う言葉よりより具体的な言葉を選んだほうがよい場合もあります。大事なのは常に相手がわかってもらえるか?という視点に立って説明する姿勢です。
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明瞭簡潔

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忙しい仕事の合間に行われる部下から上司への説明は、簡潔でなければならない。
  ところが、説明の話し方がまずいと、すんなり通るものもいたずらにこじれてしまうことがある。説明の話し方次第で、「仕事ができない」「能力がない」と思われる  こう思われないために次の点を注意しよう。
  @TPOに気をつかう相手の時間、場所、都合などを考える。難しい説明を、忙しいときに聞いてもらお  
   うと思っても無理だろう。まずは、相手の都合の確認した上で話しを進める。そして、説明は、自分   
   の一方的なペースではなしかけても、相手は耳を傾けない。    耳を傾けたくなるムードづくりも 
   必要になってくる。
  A要点を絞り論理的に話しをする。  自分が説明しようとする内容に必要なデータや資料を順番よく
   使って説明する。  間違った話しをしたり、単なる思いつきで話をするなど、論理的な話しになって 
   いない。また、支離滅裂であったりで、説明の組み立てが悪いと、せつかくの情報も間違った結論   
   になってしまい、相手をいらつかせることにもなってしまう。
 B相手の理性と感情に訴える相手を思いやり、相手の立場にたって常にどうすれば相手が納得しや
  すいかを考える必要がある。その時々に応じ、態度や話し方を変えて話す必要がある。 論理的な
  説明は、時に相手から反発されることがある。だからこそ、その時々に応じ、態度や話し方を変えて
  話す技術も必要である。理性だけではなく感情的にも訴えなければならない。
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説明上手は理解上手!

450.jpg 説明上手は、聞き上手でもある。話し相手が話しやすいように上手に受け答えをしながら相手の話を引き出し自分自身が理解する。相手にじゅうぶんにしゃべらせる雰囲気づくりを考える事もできる。説明する準備として、相手の事を考えながら、相手の都合、時間について余裕をもって説明する時間づくりをすることが大切になってくる。忙しい時間帯についてもまずは相手の頭の中に説明する用件が入らないであろう。 そして説明する前にまず構成を考える。難しい説明は、何かに例えられないか?を考える。説明を行う前に事前に見たり、聞いたりしたときに、自分の考えをまとめてみるのも方法である。しばらく考えてこれで行おうと決心がついたら説明を始める。どうしてこんな事を考えるのか?といえば構成など考えないで説明をすると支離滅裂になってしまったり重要な事柄を説明し忘れるなどのトラブルを避けるためである。最後に構想が固まったら5分程度説明メモを見ながらイメージをする。
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相手にわかりやすい言葉を選ぼう

450.jpg 昨今のカタカナの氾濫を見ていると目をおおいたくなるくらいである。言人々は何でもカタカナ語で話すと自分は知識・教養があるとでも考えているのだろうか?いくら時代が進歩しても本来の日本語を使わずに難しい言葉で話をする必要があるのだろうか。例えばビジョン(展望)、リアルタイム(即時)、サマリー(要約)、ユビキタス(時空自在)、モラルハザード(倫理崩壊)、フレームワーク(枠組み)、コラボレーション(共同制作)等のカタカナ語が多く使われる。理解できるであろうか?また、同じように業界特有の専門用語や技術者にしかわからない特定の用語もなるべくさけ、素人でもわかる言葉で説明をするように心がけよう。
posted by 尚 at 14:45| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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